Skrócenie czasu obiegu dokumentów o 58% dla hurtowni budowlanej
Wdrożyliśmy system skanowania faktur, który wyeliminował ręczne wprowadzanie danych. Klient przestał gubić dokumenty i zaczął płacić faktury w terminie.
Bud-Max Sp. z o.o. to hurtownia materiałów budowlanych z Opola, która w marcu 2024 roku tonęła w papierowych fakturach. W ciągu pięciu miesięcy wyczyściliśmy ich biurka i wprowadziliśmy system, który sam czyta dokumenty, bo w Fundamenty Sukcesu wiemy, że liczby muszą się zgadzać.
Wyzwanie
W lutym 2024 roku w sekretariacie Bud-Max zalegało 483 faktur papierowych, które krążyły między działem zakupów a magazynem w poszukiwaniu akceptacji. Średnio 14 dokumentów miesięcznie ginęło w segregatorach, co skutkowało karami za nieterminowe płatności na kwotę 2 140 PLN miesięcznie. Trzy osoby traciły łącznie 3.2 godziny dziennie na ręczne wpisywanie danych do starego programu, co generowało błąd w co dziewiątej pozycji.
Podejście
Przez pierwsze 11 dni roboczych sprawdzaliśmy, gdzie dokładnie zatyka się przepływ informacji. Okazało się, że najwięcej czasu marnuje się na fizyczne noszenie teczek między piętrami biurowca przy ul. Głogowskiej. Wyznaczyliśmy Pana Marka, szefa logistyki, jako osobę odpowiedzialną za testy. Od maja do czerwca przeszkoliliśmy 4 pracowników biurowych z obsługi skanerów, pokazując im, jak system sam rozpoznaje kwoty VAT i terminy płatności.
Rozwiązanie
Postawiliśmy na system automatycznego odczytu dokumentów (OCR) i połączyliśmy go z ich programem handlowym. Każda faktura od dostawcy trafia teraz na skaner od razu po rozpakowaniu towaru, a dane przesyłane są do zatwierdzenia w 1.2 sekundy. Stworzyliśmy prostą ścieżkę akceptacji cyfrowej – szef firmy widzi wszystko na telefonie i jednym kliknięciem puszcza przelew, co oznacza koniec z bałaganem w papierach.
Rezultaty
Dzięki zmianom hurtownia odzyskała pełną płynność finansową i przestała płacić odsetki za spóźnienia. Pracownicy biurowi, zamiast przepisywać cyferki, zajmują się teraz obsługą klienta i pilnowaniem marży.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt 483 dokumentów i mapowanie wąskich gardeł w biurze.
-
Maj 2024Instalacja skanerów sieciowych i konfiguracja bazy danych.
-
Czerwiec 2024Warsztaty praktyczne dla zespołu i testy na żywych danych.
-
Sierpień 2024Pełne wdrożenie i całkowite wyeliminowanie papierowych teczek.
"Mieliśmy wieczny wstyd przed dostawcami przez spóźnione płatności. Teraz faktura wpada do systemu i po minucie jest gotowa do przelewu. To był konkret zamiast obietnic, których słuchałem od innych."